Как использовать печати и штампы в организациях

 

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

1. Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Основные виды печатей

По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).

Печати в государственных организациях

В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму. В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации. Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Печати в коммерческих организациях

В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.

Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.

Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями

В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

Рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями:

• акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
• архивные справки;
• архивные копии;
• доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);
• договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);
• задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
• заключения и отзывы;
• заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
• исполнительные листы;
• командировочные удостоверения;
• нормы расхода;
• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
• письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
• поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
• положения об организациях;
• представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
• реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
• сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.);
• соглашения;
• справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);
• спецификации (изделий, продукции и т.д.);
• титульные списки;
• удостоверения;
• уставы организаций;
• штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

• для заверения справок;
• на копии документов;
• на выписки из документов;
• учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации

Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

• угловой (адресный);
• регистрационный;
• ограничения права доступа;
• с реквизитами организации;
• маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы  

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

• время и место уничтожения;
• состав комиссии;
• основание уничтожения печатей и штампов;
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
• способ уничтожения;
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
• подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Кто несет ответственность за печати и штампы

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

 

Введение

На сегодняшний день в век бюрократии, наверное, каждый человек хорошо знаком с таким обыденным предметом, каким является печать или штамп. Его можно встретить различных документах, существование которых без этих важных элементов нам кажется уже банально невозможным, печатями заверяют важные документы и серьезные договора купли – продажи, без печати нотариуса не получится заключить ни одну крупную сделку, штампы есть на рецептах врачей, квитанциях с химчистки или прачечной…, да в общем-то — печати это то, без чего невозможно представить нашу жизнь, когда многие вещи нельзя решить без синего оттиска и заветной бумажки.

Формы, размеры и реквизиты печатей и штампов установлены в ГОСТах и в различных ведомственных нормативных актах, определяют их значение, время хранения, способы регистрации и то, что на них должно быть написано. При этом обязательными реквизитами печатей и штампов органов исполнительной и представительной власти, юридических лиц и организаций без прав юридического лица являются: полное наименование организации на русском языке с указанием организационно - правовой формы; местонахождение; номер государственной регистрации (или номер в регистрационном реестре); номер городского Реестра печатей; Государственный герб Российской Федерации либо герб города (для организаций, имеющих право на их воспроизведение); полный почтовый адрес и номер телефона (для угловых штампов организаций). 

Печати и штампы могут содержать наименование организации на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке, а также товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке. Организации могут иметь печати для своих структурных подразделений. В этом случае, кроме вышеперечисленных реквизитов на печати должна содержаться дополнительная надпись, указывающая на принадлежность печати структурному подразделению. Например: “секретариат”, “канцелярия” и т.п.

Целью данной работы является рассмотрение основ использования и применения печатей и штампов организаций различных сфер деятельности, а так же их правовое регулирование.

Задачи курсовой работы сводятся к формулированию понятия и рассмотрению классификации печатей (штампов), анализ нормативно-правовой базы регулирующей изготовления, хранения и использование печатей и штампов, так же одной из задачи является раскрытие вопроса о предъявляемых требований к изготовления печатей и штампов, их использованию и хранению.

Все сказанное выше имеет своё актуальное значения в делопроизводстве. На фоне этого необходимо отметить обширный характер библиографического составляющего данного вопроса. Основными нормативными документами регламентирующие данный вопрос делопроизводства является Конституция РФ, Гражданский кодекс Российской Федерации, и Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации”, кроме того существуют документы приказы, распоряжения, постановления и ГОСТы определяющие условия, формы использования печатей в различных сферах хозяйствования. Если обратить свое внимание на литературу то необходимо в первую очередь обратить внимание на труд Соболевой Н.А. Русские печати. - М., 1991 год, в данном труде рассмотрены основы происхождения печатией начиная с XIV века, раскрыты такие понятия как: геммы, геральдика, гербы, государственная символика, Европа, оттиски, печати, правовой статус печати, Россия, Северо-Восточная Русь, символика, средние века, эмблематика, эмблемы. Так же интересен ряд изданий Стенюкова М.В. «Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия» 2000 года и «Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия» 2004 года, где раскрываются основные принципы использования, хранения, учета печатей и штампов в организации.

Ряд изданий по направлениям делопроизводства: например кадровой службы, позволяющей рассмотреть вопрос использование печатей в данных направлениях делопроизводства – были подготовлены Андреевой В.И., Верховцевой А.В., Басакова М.И., Санкша Л.В. и т.д. В целом делопроизводство и его составляющие рассмотрены в следующих трудах Басакова В.М., «Делопроизводство», Общероссийский классификатор управленческой документации ОКО 11-93. 1994 года., «Основы законодательства Российском Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» 1993года, «Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ 6.30-97» 1998 года, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. № 68 от 27.11.2000 г. и иных издательских материалах позволяющих рассматривать вопрос об использовании, хранении и изготовлении печатей как составляющий элемент документоведения организации.

При этом необходимо учитывать, что первоочередными документами регламентирующими работу с печатями и штампами являются нормативно-правовые документы, лишь они носят обязательный характер, все остальные лишь рекомендательный.

^ 1. Понятие и классификация печатей (штампов)

Первая запись о порядке использования печати появилась в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.73 № 435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Если же обратиться к определения, что такое печать или штамп, то необходимо сказать: штамп  — выпуклое, обычно негативное изображение для получения оттиска на   документах, а также сам оттиск.

Пунктом 3.1 раздела 3 Национального стандарта Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования.» установлена круглая форма для клише мастичной удостоверительной печати¹. Согласно данного документа минимальный диаметр клише печати — 40 мм, максимальный диаметр — 50,1 мм.

Печать – одна из древнейших вещей, с помощью которой человек ­отмечал свое право собственности на имущество или документы.

Приведем современное определение этого понятия, которое содержится в ГОСТе Р 51511–2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. № 573-ст):

1. печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
2. клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

Печать имеет круглую форму.

Наряду с термином «печать» часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Давайте разберемся и с этими терминами.

Штамп (ит. stampa – печать) – это особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, она содержит текстовую информацию. Это может быть сложный штамп, например, повторяющий угловой бланк организации (как правило, содержит наименование организации, адрес и телефон, банковские реквизиты, может содержать пустые графы для вписывания в них вручную переменной информации, логотип или герб), а может быть и простой, содержащий стандартную фразу: «для пропусков», «оплачено», «для рецептов», «для служебного пользования» или др. Форма штампов – произвольная.

Апостиль – специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств – участ­ников Конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет «подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ» (ст. 5 Гаагской конвенции 1961 года). 

Факсимиле (от лат. fac simile – сделай подобное) – это печать, оттиск которой воспроизводит подпись официального лица. 

Штемпелем (от нем. Stempel) сейчас, как правило, называют печать, проставляемую почтовыми работниками на почтовых отправлениях. Она содержит данные отделения связи и дату проведения операции.

Разновидности печатей:

• гербовая печать (есть у организаций, обладающих правом использования государственной символики, их перечень указан в Федеральном конституционном законе от 25.23.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»);
• основная круглая печать организации (у тех, кто не обладает правом использования госсимволики);
• печать обособленного подразделения (филиала, представительства) может быть у него, только если это предусмотрено в Положении об этом подразделении. Такая печать в обязательном порядке должна содержать слово «филиал» или «представительство»;
• дополнительная печать для определенных групп документов или структурных подразделений организации (например, печать для справок или печать отдела кадров);
• печать адвокатского кабинета;
• печать врача;
• печать индивидуального предпринимателя.

Необходимость наличия печати у организации закреплена в федеральном законодательстве. Так, в пункте 7 статьи 2 Закона «Об акционерных обществах» (№ 208-ФЗ от 26.12.1995 г.) установлено, что акционерное общество «должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения». Аналогичная норма есть и в пункте 5 статьи 2 Закона «Об обществах ­с ограниченной ответственностью» (№ 14-ФЗ от 08.12.1998 г.).

Основное предназначение печати – заверение подлинности подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (это положение закреплено в ГОСТе Р 6.30-2003). Именно поэтому печать должна проставляться только на подписанный уполномоченным лицом документ, а не на его проект, лишенный личного росчерка.

Перечень документов, на которых будет проставляться та или иная печать организации, необходимо утвердить приказом руководителя. 

При разработке своего перечня вы можете отталкиваться от примерного перечня, который содержится в сборнике принципов и правил документирования и организации работы с документами на территории РФ «Государственная система документационного обеспечения управления» (М., ВНИИДАД, 1991 г.). Он несколько устарел, т.к. содержит документы уже не существующего СССР. Но на его основе мы можем порекомендовать вам включить в свой список документов, на которые в обязательном порядке должна проставляться основная печать вашей организации, следующие позиции: 

• акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.);
• доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.);
• договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые и др.);
• документы по кассовым и кредитным операциям, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные и др.), справка по заработной плате;
• заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы;
• командировочные удостоверения;
• копии документов, требующие особого удостоверения их подлинности;
• накладные (товарные, товарно-транспортные и др.);
• нормы расхода материалов;
• образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
• письма гарантийные; 
• протоколы согласования цены, сроков поставок и др.;
• сметы расходов (на производство, на капитальное строительство и др.);
• справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.);
• спецификации (изделий, продукции и др.); 
• трудовые книжки;
• финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды;
• характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на предоставление льгот и др.), штатные расписания и изменения к ним.

^ 2. Нормативно-правовое регулирование изготовления, хранения и использование печатей и штампов.

Основным нормативным документом в России является Конституция РФ, в которой статьей 70 определяется порядок использование государственного герба «Государственные флаг, герб и гимн Российской Федерации, их описание и порядок официального использования устанавливаются федеральным конституционным законом».

В целом же гражданское законодательство Российской Федерация, не содержит четкое определения понятия печати юридического лица.
В п. 2.1. ГОСТ Р 51511–2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25 декабря 2001 г. № 573-ст) даются следующие описания: 

• печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу; 
• клише печати — элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати. 

При этом, необходимо четко различать понятие печати как механизма и как изображения на бумаге. Печать на документах — оттиск печати, изготовленный с помощью клише. В настоящее время юридическое лицо должно иметь печать руководствуясь требованием закона о соответствующих видах юридических лиц, например: Пункт 5 статьи 2 Федерального закона "Об обществах с ограниченной ответственностью" от 08.02.98 N 14-ФЗ: "Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.
Общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации²". 

ПУНКТ 7 СТАТЬИ 2 ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА "ОБ АКЦИОНЕРНЫХ ОБЩЕСТВАХ" ОТ 12.12.95 N 208-ФЗ:

"Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации.
Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации. 

ПУНКТ 4 СТАТЬИ 3 ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА «О НЕКОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ» ОТ 12.01.1996 Г. № 12-ФЗ:

"Некоммерческая организация имеет печать с полным наименованием этой некоммерческой организации на русском языке. Некоммерческая организация вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, а также зарегистрированную в установленном порядке эмблему. и др. Никаких иных требований к печати юридического лица данные законы не предъявляют.
Основной целью использования печати является выделение того или иного субъекта из множества подобных, и, следовательно, оттиск должен содержать максимальный объем информации об этом субъекте. 

О факте наличия печати у организации упоминается в нормативных актах рядом с положениями о других средствах индивидуализации юридического лица. 

НА ФЕДЕРАЛЬНОМ УРОВНЕ УСТАНОВЛЕНЫ СЛЕДУЮЩИЕ ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПЕЧАТИ:

• юридическое лицо должно иметь печать круглой формы; 
• в печати должно быть отражено полное фирменное наименование организации; 
• указание на место нахождения данного юридического лица; 
• указание на возможность включения наименования на иностранном языке или на языке народов России. 

Такие общие требования не позволяют с достоверностью установить третьему лицу тождество того или иного субъекта с уже известным контрагентом, партнером и т.д. 

При использовании печатей и штампов возникают вопросы следующего характера:

• о размере печати, 
• о размере шрифта на клише, 
• о возможности указания сокращенного фирменного наименования, 
• о правомерности указания на печатях ОГРН (основного государственного регистрационного номера), ИНН (идентификационного номера налогоплательщика), 
• о правомерности изготовления нескольких клише печати (например, на разных оснастках, с дополнительными словами типа "для документов", "для накладных" и др. 

Проанализировав формулировки правовых норм федерального уровня можно сделать вывод, о том, что эти вопросы оставлены на усмотрение самих юридических лиц и штемпелеизготовителей, что может вносить противоречия и не согласованность.

На сегодняшний день законодательно установлено только требование об обязательном наличии печати у юридического лица, но не оговорена возможность изготовления нескольких печатей. Поскольку нет прямого запрета, можно изготовить несколько печатей как с идентичными, так и с различными клише, каждая из которых будет являться оригинальной при использовании для соответствующих документов.

Например, возможно изготовление нескольких печатей для одной организации: одной с полным фирменным наименованием и двух или более для отдельных категорий документов (общей «для документов», «для справок» и т.д.). Вместе с тем неправомерным будет изготовление одновременно печати, содержащей полное фирменное наименование, и печати, содержащей полное и сокращенное наименование, поскольку это будет вводить в заблуждение относительно того, какой именно компании принадлежит печать. В отношении документов, удостоверенных оттисками разных печатей, могут возникнуть вопросы относительно их происхождения. Законодательно также предусмотрено обязательное включение в клише печати полного фирменного наименования на русском языке, поэтому изготовление печати, содержащей название только на иностранном языке, также будет неправомерным. 
^

Еще один из главных моментов в использовании и производстве печатей, является использование герба РФ.

Право на использование в печатях изображения государственной символики оговорено в соответствующих правовых нормах соответствующего уровня (РФ, субъектов РФ). При этом, до определенного времени практиковалось изготовление печатей с изображением Государственного герба РФ. Причиной неконтролируемого использования было отсутствие правового регулирования в этом вопросе. 25 декабря 2000 г. был принят Федеральный конституционный закон № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Он установил способы и порядок воспроизведения и использования данной государственной символики. Согласно Закону, Государственный герб Российской Федерации помещается только на печатях: 

• федеральных органов государственной власти, 
• иных государственных органов, организаций и учреждений, 
• органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, 
• а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния. 

27 декабря 2000 г. закон был опубликован и вступил в силу. С этого момента использование Государственного герба РФ на печатях юридических лиц, не наделенных государственно-властными полномочиями, является неправомерным.

Согласно Конституции РФ герб является государственным символом, атрибутом государственной власти, поэтому его использование возможно только теми организациями, которые выступают от имени государства или по его поручению.

Так статья 19.11 КоАП РФ устанавливает ответственность за нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации в виде административного штрафа в размере от пяти до десяти минимальных размеров оплаты труда. Протокол об административном правонарушении в этом случае правомочны составлять сотрудники органов внутренних дел, а рассмотрение дел по данному вопросу производится в судебном порядке. 

Нормативное регулирование применяемое в отношении печатей с изображением герба РФ определяется ГОСТом Р 51511–2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. № 573-ст) установлены размеры печатей и шрифтов, образец изображения герба и т.д. Изготовлением таких печатей занимаются только организации, имеющие специальное разрешение. Использование гербов субъектов РФ Субъекты РФ самостоятельно устанавливают правила использования своей государственной символики на оттисках печатей. 

В случае если используются в печатях и штампах товарные знаки, логотипов и др. графических средств индивидуализации, правомерно в той мере, в какой они не нарушают прав и законных интересов других лиц. То есть их использование не должно вводить в заблуждение относительно лица, их предъявляющего, и тем самым явиться способом недобросовестной конкуренции.

В данном случае необходимо учитывать ряд моментов: 

• Права на использование товарного знака возникают с момента его регистрации; 
• Понятия «логотип» и «торговая марка» в российском законодательстве не используются, поэтому защита прав на их защиту от использования третьими лицами может быть осуществлена только в рамках процедуры регистрации товарного знака или путем доказывания факта недобросовестной конкуренции; 
• Регистрация товарного знака обозначает только приобретение права на его охрану со стороны государства, с ней не связан сам факт возникновения прав пользования тем или иным изображением, а во-вторых, действует презумпция правомерности действий лица, пока не доказано иное, поэтому предполагается, что использование того или иного объекта не нарушает прав третьих лиц. 

Изготовить печать с логотипом можно в любой фирме, занимающуюся изготовлением печатей. Возможно также изготовление печатей с защитой от подделок, например, путем нанесения на клише, видимых или невидимых линий рисунка. 

 

3. Основные требования и способы изготовления печатей и штампов

Для того, чтобы основная печать организации (простая круглая или гербовая) имела юридическую силу, она должна, как соответствовать требованиям, предъявляемым государством. 

Так в 2003 году Корпорацией профессиональных изготовителей печатей и штампов совместно со Всероссийским научно-исследовательским институтом полиграфии разработан Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования». Приведем пример простой круглой печати, которая  соответствует требованиям национального стандарта:

Пример 1

В случае, если печать на документах, не обладает перечисленными здесь степенями защиты, это не лишает их удостоверяющей силы – просто делает менее защищенными от подделки, при этом сохраняя все юридические права организации правообладателя печати.

Для основной печати существуют обязательный перечень реквизитов: 

• полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы; 
• местонахождение; 
• ОГРН (или номер в регистрационном реестре – для лиц, зарегистрированных до образования Московской регистрационной палаты); 
• Государственный герб Российской Федерации либо герб субъекта РФ (для организаций, имеющих право на их воспроизведение). 

При этом необходимо учитывать, что, часто при включении в печати идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который у организаций состоит из 10, а у индивидуальных предпринимателей из 12 цифр. Так же при желании заказчика в кругах информационного поля может располагаться и другая дополнительная информация, например, коды ОКПО, КПП, ОКВЭД, государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы.

В России с 1 июля 2002 года все гербовые печати предприятий, организаций и учреждений, находящихся на территории Российской Федерации, изготавливаются в соответствии с ГОСТом P 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». На основании данного документа государственные организации обязаны размещать заказы на изготовление печати только у сертифицированного производителя. Документы, заверенные гербовой печатью, изготовленной с нарушением ГОСТа и без соответствующего сертификата, не будут иметь юридической силы. Уполномоченным органом, осуществляющим сертификацию организаций – изготовителей печатей, является ВНИИ Полиграфии.

Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государст­венного герба Российской Федерации точно определен ГОСТом 51511-2001 и составляет 40 мм, а максимальный – 45 мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне), микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово «сертификат» с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати.

В Примере 2 представлен оттиск печати с воспроизведением ­Государственного герба Российской Федерации по ГОСТу 51511-2001:

Пример 2

В случае если организация изготавливает печать с эмблемами, символами, латинским шрифтом, то это должно, быть четко прописано в Уставе или Положении об учреждении, предприятии. Графика, не зарегистрированная как логотип, разрешена только во внутренних, дополнительных печатях и штампах организации. Если печать будет содержать графическое изображение, то необходимо также свидетельство о регистрации товарного знака (знака обслуживания (или лицензионный договор, договор об уступке товарного знака) знака обслуживания).

В случае необходимости, организации могут иметь дополнительные (вспомогательные) печати для своих структурных и обособленных подразделений. В этом случае, кроме перечисленных выше реквизитов, в печати должна содержаться ­дополнительная надпись, например: 

• секретариат; 
• канцелярия; 
• управление делами; 
• отдел кадров; 
• для удостоверений; 
• для справок. 

При этом вспомогательные печати могут иметь различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др. 

По способу воспроизведения изображения печати делятся на⁵:

1. Обычные печати организаций, о которых мы говорили выше.
2. Рельефные – оставляют выдавленное (выпуклое) изображение на бумаге. Обычно рельефные печати используются со специальными наклейками – «лейблами». На цветном лейбле, приклеенном на бумагу, получается красивое тисненое изображение. В сочетании с лейблами рельефная печать идеально подходит для оформления договоров, сертификатов, дипломов, грамот и т.д. Оттиск рельефной печати нельзя скопировать факсимильными и копировальными аппаратами, что служит дополнительной защитой документов.
3. Печати с защитой содержат сложные полутоновые рисунки или фотографии. Сама фоновая заливка состоит из большого количест­ва мелких элементов, в стандартной круглой печати их может быть до 10 000 шт. Полутоновый рисунок чрезвычайно трудно восстановить по оттиску, а также невозможно изготовить с помощью фотополимерной технологии, которая наиболее распространена среди поддельщиков. По своей сложной структуре печати с полутоновыми заливками нисколько не уступают гербовым печатям со средствами защиты, указанными в ГОСТе P 51511-2001.

В настоящее время для изготовления клише печати используется ­несколько технологий:

1. Фотополимерная технология отличается простотой и дешевизной при достаточно высоком качестве получаемых клише печатей и штампов. При этом предполагается пользование штемпельными красками на водной основе, поскольку фотополимеры не обладают стойкостью к различным растворителям. 
2. Лазерная гравировка на резине клише со сложными графическими элементами, а также со специальными фрагментами для защиты от подделок (микросеткой, микрошрифтами и т.д.). Печати из резины отличаются от полимерных более высокой разрешающей способностью, стойкостью к краскам на спиртовой основе, повышенной износостойкостью и, как следствие, увеличенным сроком службы. Они оставляют более качественный оттиск, т.к. чернила не растекаются по поверхности клише.
3. Вулканизация – длительный, многоэтапный, трудоемкий процесс, в результате которого из сырой резины получается клише. Такая технология выгодна при большом количестве одинаковых печатей. Ее недостатками являются ограничения по разрешающей ­способности, высокая себестоимость при разовых заказах.
4. Флэш-технология принципиально отличается от вышеперечисленных тем, что позволяет изготавливать красконаполненные печати – краска аккумулируется в пористом материале и не подается извне. Это происходит из-за отсутствия рельефа на самой печати, что имеет несомненные преимущества по сравнению с традиционными печатями. Печати, изготовленные по флэш-технологии, позволяют воспроизводить очень мелкие и тонкие элементы благодаря высокой разрешающей способности, штемпельная подушка для таких печатей не требуется. Поскольку печать не имеет рельефа, она практически не подвержена износу, а оттиск не смывается водой. Проставляются такие печати бесшумно. 

На основании вышеизложенного необходимо отметить, что применение и изготовление печатей регламентируется и контролируется органами разрешительной системы.

 4. Использование и хранение печатей и штампов

Использование, хранение печатей и штампов, так же регламентируется как нормативными документами, так и Уставом организации, что позволяет четко определять значимость той или иной печати (штампа) в случае если у организации их несколько). Так например основная круглая печать организации должна находиться у руководителя организационного отдела и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам в ситуации, когда руководитель организационного отдела отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации. 

Вспомогательные печати и штампы могут находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность. 

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность. 

Для четкого учета печатей и штампов в организациях ведется журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов (например секретаря канцелярии). Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу. 

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы. 

 ЖУРНАЛ

учета печатей и штампов

 

 
  Если была утрачена печать, то необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением. В случае если имеет место быть факт взлома офиса, то работники правоохранительных органов осмотрят помещение, из которого была совершена кража. А если печать была похищена из личных вещей, например, вместе с папкой документов из автомобиля руководителя, то следователь возьмет объяснения у лица, заявившего о хищении. 

При написании заявления, и впоследствии в объяснениях необходимо как можно конкретнее зафиксировать, что именно было похищено, и при каких обстоятельства. Кражу печати лучше указать отдельно, для дополнительного фиксирования этой ситуации. 

Для эффективности работы органов милиции нелишним будет предоставить и образец оттиска печати (можно сделать копию какого-либо документа, заверенного ею). При этом необходимо подтвердить факт предоставления копии. Если она прилагается к заявлению о краже, об этом следует написать в заявлении, а если копия представляется после, то нужно получить подпись следователя на сопроводительном письме. 

После соблюдения всех формальных процедур в дальнейшем заявление позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы в случае использования печати похитителями. 

Наряду с заявлением в милицию необходимо подать заявление о факте кражи и в банк. Данная процедура должна быть осуществленная в самые кратчайшие сроки, так у похитителей будет меньше шансов воспользоваться украденным. Кроме того, работники банка вполне могут помочь и в задержании преступников, если, конечно, вовремя будут уведомлены о случившемся. 

Чтобы оградить себя от претензий будущих жертв мошенников, можно дать объявление о краже в СМИ.  

Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются. 

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. В акте должны быть указаны: 

• время и место уничтожения; 
• состав комиссии; 
• основание уничтожения печатей и штампов; 
• наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов; 
• способ уничтожения; 
• заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования; 
• подписи членов комиссии. 

Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.

 ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение

 
Осуществление и проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов может быть осуществлено специальной комиссией. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель  назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.  

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов. 

Заключение

По своей значимости изготовление печатей с древних времен приравнивалось к чеканке монет… и находилось под «зорким оком» государства. Именно в рамках жесткого регулирования до последнего момента, а точнее до конца ХХ века, складывались отношения между штемпельным делом и властью. Перестроечные настроения 1990-х привели к тому, что деятельность по изготовлению печатей и штампов была передана в частные руки. Долгожданная свобода привела не только к развитию штемпельного бизнеса в его количественных показателях, но и к различного рода спекуляциям на этой теме. В итоге, сегодня мы имеем дело с целым рядом проблем, которые пока не получают разрешения ни со стороны государства, ни со стороны заинтересованных участников рынка.

Значение, которое имеют печати и штампы в деятельности любых хозяйствующих субъектов, будь то крупный международный холдинг, или небольшое частное предприятие, тоже очень велико. Печать — это тот аспект, который придает документу юридическую силу, делает его документом, в полном смысле. Кроме всего этого, по качеству изготовления и солидности печати можно судить о статусе предприятия и его весе в рыночном сегменте, так что печать является еще и неким аспектом имиджа компании.

Штамп и печать организации получается всего однажды — сразу при открытии и регистрации организации, а остаются символом хозяйствующего субъекта на протяжении всего срока работы. Вот почему достаточно важно первоначально подойти со всей ответственностью и серьезностью к вопросу, подразумеваемому понятиями: заказ, разработка и изготовление штампов и печатей. Кроме того, что изготовление штампа и печати подразумевает под собой подготовку требуемого числа документов, заверенных в соответствующих Государственных органах, это еще и создание эскиза, его утверждение и решение вопроса, касающегося необходимости их обеспечения дополнительной оснасткой, материала из которого они будут изготовлены, и степени защиты, которыми должны обладать штампы и печать.

Список источников и литературы

Источники 

1. Конституция Российской Федерации, ст. 70 
2. Гражданский кодекс Российской Федерации, ст. 160 
3. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” 
4. Приказ ЦБ РФ от 24.01.95 № 02-11 “О порядке применения гербовой печати Центрального Банка Российской Федерации” (по сост. на 27.10.95) 
5. Постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” 
6. ГОСТ Р 6.30-97 “УСД. УСОРД. Основные требования к оформлению документов” 
7. НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ "ПЕЧАТИ МАСТИЧНЫЕ УДОСТОВЕРИТЕЛЬНЫЕ Форма, размеры и технические требования." Проект разработан на основе уведомления Госстандарта РФ от 28.11.2003 [Электронный ресурс]  
8. ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования.
9. ГОСТ 6.10-4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М.: Изд-во стандартов. 1984.
10. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.
11. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.
12. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. № 68 от 27.11.2000 г. – М.: Росархив, 2000.
13. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ

(принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 25.11.2009) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2010)

Литература

14. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате. – М.: НИПИстатформ Госкомстата России, 2001.
15. Соболева Н.А. Русские печати. - М., 1991. С.26.
16. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000.
17. Стенюков М .В.Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия М.:2004
18. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997
19. Басаков М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: Издательско-книготорговый центр «Маркетинг», 2002.
20. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.
21. Делопроизводство в кадровой службе /Сост. А. В. Верховцев– М.: ИНФА-М, 1999.
22. Документы по персоналу предприятия /Сост. М. И. Басаков. – Ростов н/Д: МарТ, 2001.
23. Общероссийский классификатор управленческой документации ОКО 11-93. – М., 1994.
24. Основы законодательства Российском Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. -М.: Государственная архивная служба России, 1993.
25. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ 6.30-97. – М.: Научная школа, 1998.
26. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, 2000.
27. Санкша Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. – М.: МЦФЭР, 2002. 22. Тарифно-квалификационный справочник. – М.: ПРИОР, 1999.